Cost control biriminin topluca işi bırakıp başka otele geçmiş olması otelin yiyecek içecek ve diğer maliyetlerinin hesaplanamayacağı anlamına gelmez, gelmemeli.
Bir otel işletmesinde yiyecek içecek maliyetlerinin (cost) ne olduğunun ortaya konmasının önemini, daha önce 05 Ekim 2006 tarihinde Otel işletmelerinde yiyecek içecek maliyet kontrolü (Cost Control) yazımda elimden geldiğince etraflıca belirtmiştim.
Bu yazımda ise, Cost control biriminin olmadığı, oluşturulmadığı, oluşturulamadığı veya daha sık görülebilecek bir şey; Otelin cost biriminde çalışanların işi uluorta bırakıp, sezonun ortasında, topluca başka bir otele geçmeleri durumunda, ortaya çıkabilecek krizde ne gibi sorunlar yaşanabilir ve bu sorunlara ne şekilde acil çözümler getirebiliriz konusunu işleyeceğim.
Evet, şurası bir gerçek ki, hiçbir otel, herhangi bir biriminde, yukarıda söylediğim gibi işi bırakıp da topluca başka bir otele geçilmesi gibi bir olayı yaşamak istemez. İstemez ama, böyle bir durum da, bir otelin başına gelmeyecek bir durum değildir. Hangi birimde olursa olsun yaşanan şey küçük de olsa bir krizi doğurur. Daha önce kriz konusunda 31 Mart 2006 tarihinde yazdığım “Otel işletmelerinde yöneticiler olası her türlü krize hazırlıklı olmalıdır.” başlıklı yazımda da belirttiğim gibi, krizler, başımıza gelmeden neler yapılabileceğinin önceden belirlenmesinde yarar vardır.
Öyleyse öncelikle kendimize sormamız gerek;
Cost control birimi, sezon ortasında topluca otelden ayrılırsa ve bu birime başka personel de bulamazsak ne yapacağız?
Alternatifler neler olabilir;
- İş başa düştü der oturup cost control birimindeki işleri kendimiz yapmaya çalışırız. (Biliyorsanız yaparsınız, Ya bilmiyorsanız ne olacak?)
- Cost tan anlayan birilerini o birime kaydırırız. (Anlayan biri yoksa ne olacak?)
- Başka otelden cost control birimini topluca transfer ederiz. (Patron, yüksek maaş vererek personel transfer etmek istemeyi, haklı olarak mali birimlerde huzursuzluk yaratabilir diye hoş karşılamazsa ne olacak?)
- Topu genel müdüre atarız, acil eleman ihtiyacı olduğunu söyleriz. (Genel müdür “Acil eleman ihtiyacınız varsa bulun.” Derse ne olacak?)
- Hiç umursamadan biz de ayrılıp iş ararız. (Sezonun ortasında iş bulamazsanız ne olacak?)
- Çözümsüzlük de bazen çözümdür, deyip hiçbir şey yapmayız. ( Bu durumda Genel Müdür ya da Patron sizi işten atarsa ne olacak?)
Endişelenmeye gerek yok.
Cost control biriminin topluca işi bırakıp başka otele geçmiş olması otelin yiyecek içecek ve diğer maliyetlerinin hesaplanamayacağı anlamına gelmez, gelmemeli.
Daha da kötüsünü düşünelim; ayrılan costçular daha sonra stok kayıtlarını tutan depocuları da diğer otele çekmiş olsun ve siz yine eleman bulamıyorsunuz.
Eyvah ne olacak şimdi demeyeceğiz tabi.
Diyelim ki ayın 17 sinde ayrılmış olsunlar, bu tarihten itibaren otelde stok kayıtları tutulmaz olmuş, maliyet çalışmaları durmuş. Düşündüğümüz alternatifler de işe yaramamış…
Önceki ay sonu sayımı kuruşlandırılmış olup ve miktar ve tutarı bellidir. (Toplam sayım içerisinde Yiyecek sayım tutarının 22.000.-TL olduğunu varsayalım.)
O ay sonunda sayımınızı mevcut elemanlarınızla grup bazında yapın. Her bir kalem malzemenin birim ve miktarlarını yazın.
Daha sonra bu fiili sayımdaki birim ve miktarları en son tarihli alım faturasından geriye doğru olacak şekilde kuruşlandırın.
Örneğin; Domates sayım sonucu 30 kg ise ve en son faturada 20 kg 3 TL dan alınmış ise ve bir önceki faturada da 40 kg 2 TL dan alınmış ise FIFO (First in First out / İlk giren ilk çıkar) hesabıyla ay sonunda elimizde hazır bulunan 30 kg domatesin değeri [(20 kg x 3TL)+(10 kg x 2 TL)]= 80 TL olacaktır.
Bu şekilde tüm kalemler (Yiyecek, içecek, temizlik mlz., teknik mlz, kırtasiye, basılı evrak vs ne varsa her şey) kuruşlandırılarak grup toplamları alınacak.
Örneğin; Stok kayıtları tutulmasa da tüm ay boyunca muhasebede yiyecek stok hesaplarına kaydedilmiş yiyecek malzemelerinin bu ay sonu kaydi bakiyesi, diyelim ki 65.000.-TL olsun…
Bu ay sonu kuruşlandırdığımız fiili sayım da 32.000.,TL olsun.
Önceki ay sonu yiyecek sayım tutarı da 22.000.-TL olduğunu biliyoruz.
Öyleyse Yiyecek malzemeleri için şöyle bir hesap yapabiliriz;
22.000.- Ay başı sayımı. (Önceki ay sonu) (kaydi ve fiili)
65.000.- Ay sonu sayım + Alışlar (22.000.- + 43.000.-)(Kaydi)(+)
32.000.- Ay sonu sayım. (Fiili) (-)
33.000.- Bu ayın yiyecek maliyeti (Brüt)
Bu maliyet brüt maliyettir. Bu tutardan İkramlar, ödenmezler, personel yemeği ve fire zayiler vs. yiyecek maliyetleri de kuruşlandırılıp düşürülürse, müşterilerin tükettiği yiyecek satış maliyetine ulaşılır.
33.000.- Bu ayın yiyecek maliyeti (+)
500.- İkram (-)
1.500.- Ödenmez (-)
5.000.- Personel yemeği (-)
20.- File zayi (-)
25.980.- Satılan Yiyecek maliyeti.
Gelecek aya da yaptığımız fiili sayım olan 32.000.-TL yiyecek malzemesi ile giriyoruz. Gelecek ay sonu için de yukarıda örneğini verdiğimiz yiyecek malzemeleri örneğinde olduğu gibi diğer malzemeler de de aynı işlemi yaparız.
Gördüğünüz gibi ay boyunca ne stok kayıtları tuttuk, ne de maliyet çalışmaları yaptık. Ayın 17 sine kadar yapılmış olanları da yaşanan küçük çaplı krizden dolayı hiçe saydık…
Bu arada maliyetlerde, bütçeden (Olumlu yada olumsuz) önemli sapmalar var ise müteakip ayda mevcut elemanlarla satış noktalarında sıkı denetimlerin yapılmasında da yarar vardır. Bütçeden sapmalar yok ise satış noktalarını çok fazla sıkıp görevli arkadaşlara güvensizlik sergilemenin de bir anlamı yoktur.
Yeri gelmişken söyleyeyim, Asman Uniform Otel Muhasebe, finans, Bütçe ve Raporlama sisteminde stokların ve maliyetlerin kayıt yöntemleri ünite bazında ve günlük olarak ay boyunca kaydedilmekte ve dolayısıyla bütçe karşılaştırmalı Aylık faaliyet raporları ve cost raporları otomatik olarak jet hızıyla hazırlanmaktadır.
Eh artık gelecek ayın maliyetlerini de siz hesaplayın.
Kolay gelsin.
Sevgi ve saygılarımla,
( Otellerin cost control biriminde görevli kardeşlerimiz alınmasınlar bu sadece küçük bir kriz senaryosudur. Başka birimlerde de olabilir bu tarz kriz senaryoları. )
