Görev Tanımı : Otelin veya restaurant’in yiyecek içecek satışlarında vergi öncesi karın azami düzeyde tutulması için tüm materyallerin ve malzemelerin maliyeti hakkında gerekli tüm bilgileri denetlemek ve üretim aktiviteleri kontrol testleri yapmak maliyetleri asgari düzeyde tutmak.
Üst İlişkiler : İdari açıdan Muhasebe Müdürüne bağlıdır.
1. Tesellüm ve ambar talep fişlerinin kontrolü ve muhasebeleşmesi : Depodan gelen tesellüm raporu. Faturaların ilgili satıcıya doğru girilip girilmediği, varsa faturadaki indirimin doğru ayrılıp ayrılmadığı, ilgili malzemenin ilgili stoka girip girmediği, malzemenin miktarının doğru girip girmediği ve faturanın kredi veya peşin olup olmadığı kontrol edilir. Herhangi bir yanlışlık varsa düzeltme yapılır. Tüm faturaların doğruluğu kontrol edilir. Bilgisayarda mahsup numarası vererek otomotik muhasebeleştirme yapılır. Yani satıcı alacaklı, ilgili stok hesabı borçlu, indirilecek kdv borçlu olarak bir günlük tesellüm işlemi bitirilir.
2. Ambar talep fişleri : Bir günlük departmanlar ambardan talep fişi karşılığında malzeme alırlar. Depodan gelen çıkış fişlerinin çıkış listesi ile miktarların doğru çıkıp çıkmadığını, ilgili departmana çıkıp çıkmadığı kontrol edilir. Bilgisayar proğramındaki otomatik mahsup numarası verilir ve muhasebeleştirilir. Yani talep alan departmanlar borçlu, ilgili depo stoku alacaklı olarak bir günlük çıkışlar bitirilir. İlgili mahsup listeleri tesellüm ve çıkış fişlerinin üzerine zımbalanarak muhasebeye verilir.
3. Minimum maksimum stoklar : Sezonu ikiye bölerek kış ve yaz olarak minimum maksimum stoklar ayarlanmıştır. Tüketimin sürümüne göre stoklar değişmektedir.
4. Otele giren malzemelerin satın alma fiyat karşılaştırması : Çok sık olmamakla birlikte çok sürüm olan malzemeler, diğer otellerin alış fiyatları ile bizim alış fiyatlarımız karşılaştırılır.
5. Günlük pansiyon maliyeti : Sabah, öğlen ve akşam olmak üzere günlük tüketilen malzemeyi mutfak personeli yazmaktadır. Yazılan bu malzemeler bir gün sonra cost tarafından mutfaktan alınıp o malzemelerin mutfağa giriş fiyatlarından toplanarak bir rakam bulunuyor. Çıkan rakam otelin F&B kuruna bölünüyor. Bölünme sonucu bulunan DM’yi otelde yemek alan misafir sayısı ve ödenmez yemek alan kişiler toplamına bölünür. Bir misafirin, sabah, öğlen ve akşam kaç DM’lik malzeme tükettiği tespit edilir. Aynı şekilde bir günlüğün üzerine bir aylıkta pansiyon maliyeti hesaplanır. Yani tarihler arası olmaktadır.
6. Satış yapan tüm departmanların kontrolü : Kasiyer gün başlangıcında zimmetle aldığı adisyonları departmanlarda bulunan bilgisayarlara (proğram) servis görevlisinin misafirin yiyecek ve içecek taleplerini yazdığı garson istek fişlerini kasiyere getirmesi ile kasiyer adisyonu bilgisayar proğramından yararlanarak yazdırı. Yazdırdığı adisyonu garsona ya da barmene verir. Garson veya barmen misafirin yediği veya içtiğini gösteren bu adisyonu misafire imzalatır. Kasiyer imzalatılan adisyonun üzerindeki bilgilerin doğruluğunu kontrol eder ve numara sırasına koyar. Gün sonu şiftini çeker. Yiyecek içecek ayrımlarını kendilerine verilen gelirler tablosuna işler. Adisyonlarnı raporun içine bırakır. Nakit tahsil etmiş ise önbüroya teslim eder. Bir sonra kasiyerler tarafından departman departman kasiyer bırakılan adisyon ve raporları cost tarafından alınır. Yiyecek içecek ayrımları kontrol edilir. Ön büro ve departman raporları kontrol edilir. Adisyonlar tek tek ekinde bulunan garson istek fişi ile tutup tutmadığı kontrol edilir. Kontrol edilen adisyonlar önceden hazırlanmış numarataj şablonuna işaretlenir (numaratajı yapılır). 15 gün veya 1 ay ofiste bekletilen adisyonlar daha sonra kolilenerek arşive konur.
7. İçecek maliyeti kontrolü : Günlük satılan içecekler br bilgisayar dosyasında tutulur. Ay içindeki ambardan alınan içecekler bir bilgisayar dosyasında tututlur. Ay içi transferleri bir bilgisayar dosyasında tutulur. Ay içinde fire ve zayi olan içecek tutanakları bir bilgisayar dosyasında tututlur. Ay sonu sayımlarındaki içeckler bir bilgisayar dosyasında tutulur. Ay sonunda bu dosyalar birleştirilerek maliyet ve gelir karşılaştırılarak bir içecek detay raporu yapılır. Birde miktarlar üzerinden bire bir içecek kontrol raporu yapılır. Barlarda satışa göre stok ayarlanmıştır. Depoya boşunu götürmeden dolusunu alamıyor. Ayarlanan stoklar sürüme göre değişmektedir. Depodan alınan sert içkiler ilgili barın tıcıtı yapıştırılarak verilmektedir.
8. Yiyecek kontrolü : Depodan talep fişi ile mutfak ve barlara yiyecek verilmektedir. Barlara verilen yiyecekler, çerezler ve portakal, greyfurt ve limon, çerezler içcklerin yanında ikram olarak veriliyor. Portakal ve greyfurt limon ile sıkılarak misafire satılması için veriliyor. Ay içinde portakal ve greyfurtun 1 kg’mından kaç bardak çıktığı tespit ediliyor. Ay sonunda satılan ve satılması gereken miktar karşılaştıtılıyor. Barlara birde hazırlanmış porsiyonlamış yiyecekler mutfaktan transfer olarak yapılmaktadır. Mutfaktan personel mutfağına günlük transfer yapılmakta, yapılan transferler mutfağa alacaklı, alan departmana borçlu şekilde transfer yapılmaktadır. Bunların sağlıklı yapılması pansiyon maliyetinin sağlıklı çıkmasını da sağlıyor. Birde transferle aldığı malzemenin sağlıklı satılıp satılmadığı ortaya çıkıyor. Personel mutfağına ambardan ve mutfaktan alınan yiyecek malzemeleri bir aylık bir bilgisayar dosyasında toplanarak ay sonunda devir ve sayım dosyalarında birleşerek kişi başı personel maliyeti hesaplanmaktadır. Barlara ve personel mutfağına yapılan transferlerden sonra mutfakta bir maliyet kalıyor. Açık büfede yemek yiyen fulcomp ve ofislerin maliyetini düştükten sonra bir aylık toplam pansiyon maliyetini buluyoruz. Bir aylık gecelemeye bölerek bir misafirin bir günlük maliyetini buluyoruz. Tüm departmanların yiyecek devirlerini alıyoruz. Ay içi girişlerini alıyoruz artı ve eksi transferlerini alıyoruz. İlgili ay sonu sayımını düşerek bir tüketim buluyoruz. Bu tüketimden personel yemeğini, ödenmez maliyetini, fulcomp misafirlerin tükettiği yiyecek maliyetini düşerek misafir maliyetini buluruz.
